Datenschutzerklärung Bewerbungsverfahren

Ergänzende Hinweise gemäß Art. 13 DS-GVO

Die EPOS Personaldienstleistungen GmbH (nachfolgend kurz „EPOS“) erhebt, speichert, verarbeitet und nutzt personen­bezogene Daten, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur möglichen Einstellung des Bewerbers* oder dessen Vermittlung an (potentielle) Kunden erforderlich ist.

Diese Datenschutzerklärung (Stand: Mai 2018) findet ausschließlich auf Bewerbungsverfahren Anwendung. In dieser Datenschutzerklärung wird im Hinblick auf eine mögliche Einstellung durch die EPOS als auch in Bezug auf eine Personalvermittlung einheitlich von „Bewerbungsverfahren“ gesprochen.

Kontaktdaten

Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen:

EPOS Personaldienstleistungen GmbH
Am Wehrhahn 8
40211 Düsseldorf
datenschutz@epos-services.com

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

S.O.S. IT business GmbH
Herr Sven Oliver Sackers
Kirchhellener Ring 74
46244 Bottrop
datenschutz@epos-services.com

Zwecke und Umfang der Verarbeitung; Rechtsgrundlagen

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um zu prüfen, ob der Bewerber für die ausgeschriebene Stelle in Betracht kommt und dem Bewerber der Abschluss eines Arbeitsverhältnisses angeboten werden kann sowie ob der Bewerber im Wege der Personalvermittlung (potentiellen) Kunden vermittelt werden kann.

Soweit eine weitere Einwilligung erteilt ist, erfolgt die Verarbeitung auch zur Unterbreitung zukünftiger Jobangebote.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren ist jeweils Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DS-GVO und die vorsorglich vom Bewerber erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DS-GVO, sofern die Verarbeitung nicht bereits gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DS-GVO gerechtfertigt ist. Möglicherweise werden personen­bezogene Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO (bspw. Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten) oder auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden die folgenden personenbezogenen Daten zu den aufgeführten Zwecken erfasst, gespeichert und verarbeitet:

Art der Daten

Zweck der Verarbeitung

Übermittlung an Dritte

Angaben zur Person

Kontaktdaten des Bewerbers:

Titel, Anrede, Vor-, Nachname

Adresse

Telefonnummer(n)

E-Mail-Adresse(n)

Kommunikation mit dem Bewerber

Prüfung von Befristungsmöglichkeiten

Klageabwehr

ggf. Übermittlung an (potentielle) Kunden

Kenntnis von EPOS

Verbesserung des Recruiting

nein

Angaben zur Tätigkeit / Vergütung

Gewünschte Tätigkeit/Position, auf die die Bewerbung erfolgt

Eintrittstermin und derzeitige Kündigungsfrist

Gewünschter zeitlicher Umfang der Tätigkeit und Arbeitszeiten, Unmöglichkeit zu bestimmten Zeiten zu arbeiten

Absicht, einer Nebentätigkeit nachzugehen

Gewünschte Vergütung

Bisherige Tätigkeit für EPOS / andere Geschäftsstellen von EPOS

Sperrvermerke oder Wettbewerbsverbote

Bereitschaft zu Schichtarbeit

Prüfung passender Beschäftigungsmöglichkeiten (Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung)

Abgleich mit Stellendatenbank

Prüfung von Befristungsmöglichkeiten

Klageabwehr

ggf. Übermittlung an (potentielle) Kunden

Einsätze bei Kunden des letzten Arbeitgebers

Prüfung und Berechnung von Überlassungszeiten gemäß §§ 1, 8 AÜG

Klageabwehr

ggf. Übermittlung an (potentielle) Kunden

Angaben zur Ausbildung

Daten zur Qualifikation des Bewerbers

Ausbildungsstelle

Studium

Bisherige Beschäftigungen

Weiterbildungen

Prüfung passender Beschäftigungsmöglichkeiten (Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung)

Abgleich mit Stellendatenbank

Klageabwehr

ggf. Übermittlung an (potentielle) Kunden

Angaben zum beruflichen Werdegang

Bereiche der Berufserfahrung

Staplerschein, Kranführerschein Schweißerprüfung

EDV-Kenntnisse

Sprachkenntnisse

Eingereichter Lebenslauf einschließlich Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, Qualifikationsnachweise

Prüfung passender Beschäftigungsmöglichkeiten (Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung)

Abgleich mit Stellendatenbank

Überprüfung der Qualifikation des Bewerbers

Prüfung von Befristungsmöglichkeiten

Prüfung der Anrechnung von Vorüberlassungen für Überlassungsfristen

ggf. Übermittlung an (potentielle) Kunden

Bewerbungsfoto

Identifikation des Bewerbers

ggf. Übermittlung an (potentielle) Kunden

Mobilität, Arbeitszeiten und Schichtmodelle

Führerschein, Führerscheinklasse, Fahrzeug

Prüfung passender Beschäftigungsmöglichkeiten (Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung)

ggf. Übermittlung an (potentielle) Kunden

Bewerbungsverfahren

Beurteilungen und Bewertungen im Bewerbungsverfahren

Abgleich zwischen Stellenanforderung und Fertigkeiten und Wünschen des Bewerbers

Klageabwehr

ggf. Übermittlung an (potentielle) Kunden

Daten zum Ablauf des Bewerbungsverfahrens

Einwilligung, Einwilligung zur Verarbeitung über das Bewerbungsverfahren hinaus

Dokumentation der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben

Kommunikation mit dem Bewerber

Klageabwehr

nein

Übermittlung an Dritte und in ein Drittland

Personenbezogene Daten werden ggf. in Form von Bewerberprofilen an (potentielle) Kunden der EPOS weitergeleitet, soweit dies in vorstehender Tabelle vermerkt ist. Die Bewerberprofile sind grundsätzlich anonymisiert, bei konkreten Nachfragen (potentieller) Kunden kann im Einzelfall allerdings eine Offenlegung der Identität des Bewerbers erfolgen, damit der (potentielle) Kunde ggf. prüfen kann, ob ihm der Bewerber bereits bekannt ist oder ein Einsatz im Hinblick auf die Anrechnung von Vorbeschäftigungszeiten auf die Überlassungsdauer nach AÜG ausscheidet.

Eine Übermittlung an ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

Dauer der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer des aktuellen Bewerbungsverfahrens und – so­weit der Bewerber hierzu die weitergehende Einwilligung erteilt – über den Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahren hinaus gespeichert und verarbeitet, solange der Bewerber seine Einwilligung nicht widerruft.

Löschung

Personenbezogene Daten werden sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern der Bewerber nicht eingestellt wird oder der Bewerber nicht die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung über den Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahrens hinaus erteilt hat. Im Fall einer erfolgreichen Personalvermittlung werden personenbezogene Daten für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

Gesetzliche Rechte des Bewerbers

Der Bewerber hat das Recht, gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über die von der EPOS verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen, insbesondere kann Auskunft verlangt werden über:

  • die Verarbeitungszwecke,

  • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden,

  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen,

  • die geplante Speicherdauer oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,

  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der den Bewerber betreffenden personen­be­zogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch die EPOS oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung,

  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,

  • alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, sofern die personenbezogenen Daten nicht beim Bewerber erhoben werden,

  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für den Bewerber .

  • eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, wobei der Bewerber in diesem Fall das weitergehende Recht hat, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DS-GVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Der Bewerber hat das Recht, gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung der bei der EPOS gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Der Bewerber hat das Recht, nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO die Löschung (Recht auf Vergessenwerden) der bei der EPOS gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft

  • Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.

  • Der Bewerber widerruft die Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

  • Der Bewerber legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder der Bewerber legt gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.

  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

  • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem die EPOS unterliegt.

  • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.

und die Verarbeitung nicht erforderlich ist.

  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information,

  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem die EPOS unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der EPOS übertragen wurde,

  • aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und i) DS-GVO sowie Art. 9 Abs. 3 DS-GVO,

  • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, soweit das in Art. 17 Abs. 1 DS-GVO genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder

  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ergänzend gilt Art. 17 Abs. 2 DS-GVO.

Der Bewerber hat das Recht,

  • gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von dem Bewerber bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es der EPOS ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,

  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und der Bewerber die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt;

  • die EPOS die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, der Bewerber sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, oder

  • der Bewerber Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt hat, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe EPOS gegenüber denen des Bewerbers überwiegen.

Der Bewerber hat das Recht,

  • gemäß Art. 20 DS-GVO die personenbezogenen Daten, die der EPOS bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verant­wortlichen ohne Behinderung durch die EPOS zu verlangen, (Recht auf Datenübertragbarkeit), sofern

  • die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) beruht und

  • die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Dieses Recht gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der EPOS übertragen wurde.

Der Bewerber hat das Recht, gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO die einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber der EPOS zu widerrufen, was zur Folge hat, dass die EPOS die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf (Widerrufsrecht). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt.

Der Bewerber hat das Recht, gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Beschwerderecht). In der Regel kann der Bewerber sich hierfür an die Aufsichtsbehörde des üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes des Bewerbers oder des Firmensitzes der EPOS wenden.

Der Widerruf kann per E-Mail oder postalisch erfolgen.

Widerspruchsrecht

Sofern personenbezogene Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet werden, hat der Bewerber das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers ergeben.

Keine Bereitstellungspflicht

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten durch den Bewerber ist für die Durch­führung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Werden Daten nicht bereitgestellt, kann das Bewerbungsverfahren nicht durchgeführt werden.

Kein Profiling

Eine automatisierte Bewertung personenbezogener Daten zur Erleichterung der Einstellungs­ent­scheidung durch Computerprogramme (Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling, Art. 22 DS-GVO) durch EPOS findet nicht statt.

* Gemeint sind stets alle Geschlechter. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die Nennung aller Formen verzichtet.